Upozornění

Proč to řešíme

Systém, který hlásí všechno, je za týden systém, který nehlásí nic. Lidé se naučí odznak ignorovat, protože je v něm devadesát věcí a osmdesát devět z nich se jich netýká. Notifikace, kterou nikdo nečte, je horší než žádná — vytváří falešný pocit, že jsou lidé informovaní.

Opačný extrém je stejně špatný: kancelář se o nahraných fotkách nebo dokončených úkonech dozví, jen když si sama otevře montáž a podívá se.

Jak to funguje v Rifut Flow

Kdo dostává co

Rozdělení je záměrně nesymetrické:

• Kancelář dostává upozornění na dění v montážích: přidané fotky, přidané a dokončené úkony, nové dokumenty a poznámky, ukončená měření, dokončení montáže a změny výbavy.
• Montér dostává jedinou věc: přidělení montáže. Nic víc. Terén nemá být zahlcený děním v kanceláři.

A jedno pravidlo platí pro všechny: původce akce nikdy nedostane upozornění na vlastní akci. Kdo právě nahrál fotku, nepotřebuje zprávu, že byla nahrána fotka.

Nastavení: hlavní vypínač a skupiny

V profilu si každý nastaví, co chce dostávat. Kancelář má hlavní vypínač, jednotlivé skupiny událostí a navíc volbu jen montáže, kde jsem správce — u firmy s pěti lidmi v kanceláři je to rozdíl mezi použitelným a nepoužitelným zvonečkem.

Dvě věci, které se u toho vyplatí vědět:

Vypnutá skupina se neztratí. Jen se nezapočítá do odznaku a nezobrazí v běžném výpisu. Přepnutím na zobrazení všech aktivit se dá dohledat i to, co máte vypnuté. Nastavení tedy skrývá, nemaže.

Montáž bez správce upozorní všechny, i toho, kdo má zapnuté „jen moje montáže". Kdyby to tak nebylo, o nepřidělené montáži by se nedozvěděl nikdo — a to je přesně ta, o které je potřeba vědět.

Nastavení platí pro každou firmu zvlášť. Kdo pracuje ve dvou, má dvě nezávislá nastavení.

Slučování a strop

Víc fotek nahraných krátce po sobě se slučuje do jednoho upozornění s počtem. Montér, který nafotí čtyřicet snímků ze střechy, tak nezaplní kanceláři celý zvoneček.

Odznak zobrazuje nejvýš „99+".

Co upozornění neumí

Tohle je důležité vědět dopředu, protože se to čeká:

• Nejsou to push notifikace do telefonu ani e-maily. Upozornění existují jen v aplikaci a uvidíte je, až ji otevřete. Seznam se přitom sám dotahuje zhruba jednou za pět minut, takže při otevřené aplikaci se nová upozornění objeví bez načítání stránky — se zpožděním, ne okamžitě.
• Neumí hlásit blížící se termín ani vznikající zpoždění. Upozornění vznikají z toho, co někdo udělal, ne z plynutí času. Zpoždění hlídá dashboard.
• Drží se 30 dní, pak mizí. Historie montáže v Aktivitách zůstává napořád — 16.
• Nastavení se dělá jen na webu; mobilní aplikace upozornění zobrazuje, ale nenastavuje.

Co z toho firma má

• Zvoneček, který se dá číst: jen události, které se vás týkají, a jen ty, které jste si nechali zapnuté. Odznak zůstane signálem, ne šumem.
• Terén nezahlcený kanceláří: montér dostává jedinou zprávu — že mu přibyla práce. Zbytek dění mu nesvítí v telefonu.
• Kancelář ví o dění bez otvírání montáží: nahrané fotky, dokončené úkony a uzavřená měření přijdou samy.
• Nastavení pro každého zvlášť: jeden člověk v kanceláři chce vědět o všem, druhý jen o svých montážích. Obojí jde.
• Nic se neztratí: vypnutá skupina se jen skryje. Když ji potřebujete dohledat, je pořád tam.

Souvislosti

• Úplná historie montáže, ze které se upozornění vybírají: 16 — Aktivity a historie montáže.
• Přidělení montáže vzniká i přetažením v kalendáři: 12 — Kalendář a plánování.
• Zpoždění a fronty hlídá jiná obrazovka: 11 — Dashboard.