Dokumenty

Proč to řešíme

Podklady se do terénu dostávají tou nejhorší možnou cestou: kancelář je pošle na WhatsApp, montér si je uloží, telefon se za tři měsíce vyčistí a nikdo neví, jestli měl poslední verzi. Nebo se výkres vytiskne, zmokne v dodávce a čte se z rozmazaného papíru.

Druhá strana téhož problému: montér má na místě protokol nebo revizní zprávu a nemá kam s nimi. Vyfotí je a pošle do skupiny, kde zapadnou.

Jak to funguje v Rifut Flow

Dokument visí na montáži, nebo na jednom konkrétním úkonu. Druhá možnost dává smysl častěji, než se čeká — k revizní zprávě patří konkrétní práce, ne celá montáž.

Nahrává se víc souborů najednou. Kancelář nahrává na všech montážích firmy, montér na těch, na které je přiřazený — v terénu se hodí přiložit protokol.

Vedle nahraných souborů umí aplikace sama sestavit právní dokumenty — předávací protokol a reklamační list z údajů montáže — a nechat je elektronicky podepsat obě strany na dálku, odkazem v e-mailu a kódem z SMS (22 — Právní dokumenty). Nahraný soubor je něco jiného: ten aplikace jen uloží a podepsat ho neumí.

PDF a obrázky se otevírají přímo v prohlížeči, ostatní typy se stáhnou. Přejmenování mění jen zobrazované jméno, samotný soubor zůstává — hodí se, když z telefonu přijde IMG_0042.pdf.

Nad seznamem je filtr podle úkonu.

Nahrané soubory a právní dokumenty

Sekce Dokumenty na detailu montáže má dvě poloviny. Vlevo jsou nahrané soubory, tedy všechno popsané výše: soubor, který někdo přinesl zvenku. Vpravo jsou právní dokumenty, tedy předávací protokol a reklamační list. Ty aplikace skládá sama z údajů, které už zná: firma je zhotovitel, klient montáže objednatel a montáž předmět. Proto jde právní dokument připravit jen na montáži, která má klienta (21 — Klienti).

Právní dokument se neukládá jako soubor. PDF vznikne pokaždé znovu, když na Otevřít PDF kliknete, a otevře se v nové záložce, odkud ho vytisknete. Dokument prochází stavy Koncept → Vystavený (dostane číslo, např. PP-2026-0001) → Podepsaný. Koncept je rozpracovaná práce kanceláře, montér ho nevidí. Vystavené a podepsané dokumenty montér na svých montážích vidí a otevře, ale nesmaže.

Smazat právní dokument smí jen kancelář, a čím důležitější dokument, tím opatrněji: koncept se smaže po jednom potvrzení. U vystaveného okno upozorní, že jeho číslo zůstane v řadě neobsazené. Podepsaný nejde smazat vůbec — místo toho se stornuje s uvedeným důvodem. Počítadlo Dokumenty na detailu i ve výpisu montáží sčítá obě poloviny.

Limity, které je dobré znát dopředu

• Jeden soubor nejvýš 25 MB a jen z povolených typů. Větší nebo neznámý soubor se odmítne ještě před nahráním.
• Detail montáže ukáže nejvýš 100 dokumentů.
• Soubory se počítají do obsazeného prostoru firmy — 19.
• Aplikace neumí verzování ani složky. Když posíláte novou verzi výkresu, nahrajete nový soubor a starý smažete.

Jedna věc k bezpečnosti

Odkaz na soubor je zároveň přístup k němu. Kdo dostane přímou adresu souboru, otevře ho i bez přihlášení. Uvnitř aplikace to nikomu nevadí — ven adresy souborů neposílejte. Sdílejte přístup do aplikace, ne odkazy na soubory. Podrobně 20 — Bezpečnost a data.

Smazání dokumentu odstraní i soubor z úložiště a vrátit to nejde. Smazání úkonu dokument neodstraní — jen ztratí vazbu a zůstane na montáži.

Co z toho firma má

• Konec „pošli mi to na WhatsApp": podklad je u montáže. Kdo na ni má přístup, má i výkres — bez přeposílání.
• Vždy aktuální verze: v aplikaci je to, co tam kancelář dala. Ne to, co si kdo kdy stáhl do telefonu.
• Papíry z terénu, které někam patří: montér nahraje protokol přímo k úkonu, kterého se týká. Nezapadne mezi zprávy.
• Dohledatelnost po letech: dokumenty zůstávají u montáže, i když se v týmu vystřídají lidé.
• Vlastní protokoly vedle cizích papírů: co přišlo zvenku, a co aplikace sestavila sama a nechala podepsat, je na jednom místě u téže montáže.

Souvislosti

• Dokument u konkrétního úkonu: 04 — Úkony, kategorie a typy.
• Fotky jsou samostatná sekce s vlastními pravidly: 08 — Fotodokumentace a poloha.
• Kolik místa firma má: 19 — Předplatné, kredit a úložiště.
• Klient jako objednatel právních dokumentů: 21 — Klienti.
• Jak vzniká předávací protokol a reklamační list a jak se elektronicky podepisuje: 22 — Právní dokumenty.