Úkony, kategorie a typy

Proč to řešíme

Checklist je nejstarší nástroj řemesla a většinou vypadá takhle: papír za sklem v dodávce, nebo věta „a nezapomeň zkontrolovat ty lemy" řečená ráno na dvoře. Funguje to, dokud parta dělá to, co dělá vždycky. Přestane to fungovat, když přijde nový člověk, nestandardní montáž nebo tři montáže v jednom týdnu.

Druhá bolest jsou vícepráce. Klient si na místě něco doobjedná, montér to udělá, ale nikde to nezůstane napsané — a když se za tři týdny dělá faktura, nikdo si nevzpomene, že se tam navíc dělalo oplechování. Firma to odpracovala a nevyfakturovala.

Jak to funguje v Rifut Flow

Úkon

Úkon má název (povinný), volitelně popis, kategorii a typ. Vzniká na montáži, dá se nachystat už při jejím zakládání — a to i vložením ze schránky najednou: víceřádkový text se rozpadne na samostatné úkony, takže seznam z e-mailu nebo z nabídky se přenese jedním vložením.

Odškrtávat smí každý aktivní člen firmy — Kancelář i Montér. U hotového úkonu je vždy vidět, kdo a kdy ho odškrtl, i když to kancelář udělala po telefonu. Zápis odpovídá tomu, kdo klikl, ne tomu, kdo pracoval.

Přidávat, upravovat, mazat a řadit úkony smí na webu jen Kancelář. Montér má v mobilní aplikaci na přiřazených montážích přístup i k těmto úpravám — v terénu totiž vzniká práce, kterou v kanceláři nikdo nepředvídal.

Pořadí je vaše, ne abecední. Úkony se přetahují za úchyt myší i prstem; klávesnicová alternativa jsou šipky. K úkonu se dají připojit fotky i dokumenty — přímo v jeho panelu.

Na jedné montáži může být nejvýš 200 úkonů.

Progres X/Y

Aplikace u každé montáže ukazuje, kolik úkonů z kolika je hotových — na kartě ve výpisu, v detailu, na dashboardu i v kalendáři. Je to jediné číslo a počítá všechny úkony bez ohledu na typ.

Důležité: úkony nikdy nemění stav montáže. Ani odškrtání všech ji neuzavře. Hotový checklist znamená, že terén skončil — kontrola a dokončení jsou rozhodnutí kanceláře.

Kategorie: rozdělení dlouhého checklistu

U montáže se třiceti úkony není bez rozdělení poznat, kde končí příprava a začíná dokončovací práce. Kategorie je pojmenovaná skupina — třeba Příprava, Montáž, Dokončovací práce, Úklid. Zakládá se v nastavení firmy a pořadí si určujete sami, neřadí se abecedně.

Seznam úkonů se pak dělí do skupin s drobným nadpisem nad každou. Úkon se do skupiny dostane výběrem, nebo prostě přetažením pod nadpis jiné kategorie.

Číselník je nepovinný. Dokud nemáte jedinou kategorii, nikde se nic nenabízí a seznam vypadá přesně jako předtím. Nejvýš 100 kategorií na firmu. Jeden úkon patří do jedné kategorie, podkategorie nejsou.

Smazání kategorie žádné úkony nesmaže — jen vypadnou do skupiny Bez kategorie na konci seznamu. Dialog dopředu řekne, kolika úkonů se to týká.

Typy: co je nad rámec objednávky

Typ úkonu je barevný štítek. Firma si ho pojmenuje sama — Vícepráce, Dodělávka, Reklamace, Doobjednávka — a vybere jednu ze šesti barev. Úkon nese nejvýš jeden typ a nový úkon typ nemá; nic se nepředvyplňuje.

Nad seznamem úkonů se podle typu dá filtrovat a typ se propisuje do exportu podkladů montáže jako sloupec Typ. Odtud vede přímá cesta k doúčtování: otevřete podklad v Excelu, seřadíte podle sloupce Typ a máte pohromadě všechno, co bylo nad rámec.

Číselník je zase nepovinný a platí u něj jedno pravidlo, které stojí za vysvětlení:

Typ je štítek a filtr, ne metrika. Progres X/Y počítá všechny úkony bez ohledu na typ.

Dřív aplikace uměla jediný příznak „Vícepráce" a počítala ho zvlášť. Se šesti volitelnými typy, které si každá firma pojmenuje po svém, ale nemůže vědět, který z nich chcete sledovat jako oddělené číslo. Hádat to za vás by bylo horší než nesledovat nic — tak to nedělá a nechává vám filtr a sloupec v exportu.

Nejvýš 100 typů na firmu. Smazání typu žádné úkony nesmaže, jen jim zmizí štítek.

Kategorie versus typ

Pletou se, dokud si člověk neřekne otázku, na kterou každý z nich odpovídá:

• Kategorie odpovídá na „v jaké fázi práce to je". Rozděluje seznam.
• Typ odpovídá na „je to nad rámec toho, co jsme nacenili". Obarvuje řádek a plní sloupec v podkladu k fakturaci.

Můžete mít oboje, jedno, nebo nic.

Co z toho firma má

• Nikdo nezapomene na krok, který se dělá jednou za rok: checklist je u montáže, ne v hlavě parťáka. Nový člověk odvede práci stejně jako služebně nejstarší.
• Vícepráce dojdou až na fakturu: barevný typ je vidět v terénu i v exportu jako samostatný sloupec. Nedoúčtovaná práce navíc je nejdražší práce ve firmě.
• Přehled u dlouhých montáží: třicet úkonů rozdělených do fází se čte, třicet úkonů za sebou ne.
• Doložitelné odškrtnutí: u každého hotového úkonu je jméno a čas. Když klient tvrdí, že se něco nedělalo, máte datum.
• Číselníky, které vás nenutí: dokud si kategorie ani typy nezaložíte, aplikace se chová, jako by neexistovaly. Nasazení nezačíná vyplňováním číselníků.

Souvislosti

• Kde se úkony berou a jak se montáž dokončuje: 03 — Montáž: parametry a stavy.
• Sloupec Typ v podkladu k fakturaci: 14 — Exporty a podklady.
• Fotky připojené k úkonu: 08 — Fotodokumentace a poloha.